Telefon Hemen Ara

Verimli Bir Toplantı Geçirmek İçin Yöneticiler Nelere Dikkat Etmelidir?

Toplantılar, birlikte düşünerek yeni içeriklerin ve fikirlerin geliştirilmesi, takım olma bilinciyle ortak bir sinerjinin yaratılması amacıyla gerçekleştirilse de her çalışan bu duruma ayak uyduramıyor. Her çalışan aynı istek ve enerjiyle toplantılarda yer almadığında bir grup daha heyecanlı ve istekliyken, bazıları daha pasif kalıyor ve sonuç olarak bu toplantılardan istenilen verim alınamıyor. Yöneticilerin bu durumla baş etmek ve herkesi eşit olarak toplantıya dahil etmek dikkat etmesi gereken durumları yazımızda bulabilirsiniz.

İçine kapanık kişiler:Toplantılar esnasında dışa dönük kişiler, yeni bilgiler edindikleri için heyecanlanır ve toplantıya dahil olurlar. Dışa dönük kişiler bu heyecanlarıyla yeni fikirler üretmeye çalışırken gösterdikleri baskın tutum, içine kapanık olanların dezavantajlı duruma düşmelerine sebep olur. Bu toplantılarda tartışmaya dahil edilmeyen bu dezavantajlı grup ve dışa dönük grup toplantı sonunda dağılırken hep birlikte düşünme ve üretme şansı kaybedilmiş olur. Sonuç olarak da şevki kırılan grup bundan sonraki toplantılarda da sessiz kalmaya ve katılım göstermemeye devam eder. İyi bir yönetici olarak sizin yapmanız gereken ise, toplantının konusu ve amacını önceden çalışanlara bildirerek belirli bir toplantı planı oluşturmak ve konular üzerine düşünmelerini sağlamaktır. Bu şekilde toplantı esnasında sessiz kalan kişilere aralarda sorular sorarak onlarında fikirlerini almalı ve toplantılara dahil olmasını sağlamalısınız. Toplantı sonunda ise, toplantının özeti çalışanlarla paylaşıp daha sonrası için akla gelen yeni fikirlerin paylaşılmasını isteyebilirsiniz.

Farklı ekiplerde ve ofislerde çalışanlar:Bir toplantı esnasında alınacak kararlarda ilgili tüm katkısı ve bilgisi olması gerekir. Uzak mesafelerde olan ancak toplantıya katılamayan grup çeşitli yollarla toplantıya dahil edilebilir. Toplantı esnasında uzakta olan kişiler online yollarla toplantıya dahil edilmeli ve öncesinde toplantı hakkında bu kişilere bilgi verilmiş olmalıdır. Ayrıca toplantı sırasında bu kişilerin sadece dinleyici olarak katılması engellenmeli, onlara da söz hakkı tanınmalıdır. Olabilecek aksaklıkları göz önünde bulundurarak sık sık iletişimde bir kopukluk olup olmadığı kontrol edilmelidir.

Kadınlar:Kadınlar, toplantılar esnasında en çok sözü kesilen kişilerdir. Toplantı esnasında bir karar alınırken herkesin fikri sorularak eşitlikçi bir ortam oluşturulmalıdır.