İş yerindeki çalışanların çok daha verimli olması amacıyla tercih edilen büro otomasyonu, ofis içindeki iletişimi ve koordinasyon aktivitelerini düzenler. Gelişen teknolojiyle birlikte bir bilgi teknolojileri uygulaması olarak sıklıkla karşımıza çıkan büro otomasyon sisteminin avantajları nelerdir?
Pek çok avantajı bulunan bu otomasyon sistemi sayesinde müşteriler, aracı firmalar, firma dışında yer alan diğer organizasyonlar ile iletişim ve etkileşim içerisine girilmesi sağlanır. Böylece kesintisiz bir bilgi akışı gerçekleştirilir. Birçok çalışan bu sistem kapsamında eğitim alır ve yeni şeyler öğrenir. Büro otomasyon sisteminin başlıca avantajları ise şu şekilde sıralanabilir:
- Çalışanların üretkenliği artar.
- Çalışanların eğitim masrafı azalır.
- İş gücü ve zamandan tasarruf sağlanır.
- Sıfır hata ile maliyet analizleri elde edilir.
- Arızalar kısa sürede fark edilir ve giderilir.
- Büro içerisindeki bütün makineler düzenli olarak denetlenir ve herhangi bir aksama olması önlenir.
- İyileştirilmesi gereken durumlar fark edilerek iletişimin ve etkileşimin maksimum seviyeye çıkarılması sağlanır.
Büro Otomasyon Sistemi ile Sürekli Veri Akışı
Veri akışının sürekliliği için mükemmel bir sistem olan büro otomasyonu, performansın en iyi seviyeye çıkarılmasında büyük rol oynar. Yenilenen teknolojiyle birlikte geleneksel çalışma yöntemleri bir kenara bırakılır ve teknolojinin sağladığı avantajlardan en iyi şekilde fayda sağlanır.
Çok daha hızlı ve etkili bir çalışma performansı için vazgeçilmez bir sistem haline gelen büro otomasyonu, aynı zamanda iletişim maliyetlerini minimum düzeye indirir. Kusursuz bir yapı oluşturan bu sistem, maliyet sürecinde de kazandırır ve mükemmel bir haberleşme sistemi ortaya çıkarır.
Geleneksel sistemlere göre çok daha gelişmiş bir iletişim ağı kuran büro otomasyon sistemi, verilen komutların çok daha doğru anlaşılır olmasına yardımcı olur. Ortaya çıkan performansın kalitesini yükselten bu otomasyon sistemi ile gelişim kaydedilir ve işyeri için başarılı çözümler üretilmesinde önemli bir role sahiptir.
Büro Otomasyon Sisteminin İşleyişi
İyi bir performans için olmazsa olmaz bir sistem haline gelen büro otomasyonu, hem iş yeri çalışanları arasında hem de diğer firmalarla iletişimin sorunsuz olmasına yardımcı olur. Mükemmel bir veri akışı hizmeti ile başarılı sonuçlar ortaya çıkaran büro otomasyon sisteminin işleyişi ise oldukça basittir. Bu işleyiş kısaca şu şekildedir:
- Kelime İşleme:
Kelime işleme yöntemi ile bilgisayar üzerinde yazılı dokümanlar oluşturulur. (hatırlatıcı not, özet, mektup gibi)
- Masaüstü Yayıncılık:
Doküman oluşturmak amacıyla var olan bilgisayar yazılımlarının kompleks yayın oluşturabilme yeteneğinden faydalanılır.
- E-mail:
Bir bilgisayar, tablet veya akıllı cihaz üzerinden başka bir cihaza elektronik olarak posta gönderilir.
- Sesli Not:
Telefon aracılığı ile sesli mesaj oluşturulur ve istenen kişilere bu mesaj iletilebilir.
- Video Konferans:
Dünyanın farklı yerlerinde bulunan bir grup kişi yönlendirilmiş grup sistemleri olarak bilinen video konferans yöntemiyle buluşturulur.
- Faks:
Yazılı olan bilgilerin bir telefon hattı üzerinden istenen herhangi bir yere gönderilmesi işlemidir.
Büro otomasyon sistemi dışında verimliliği arttırmanın yöntemlerini merak eden kişiler İşyeri Üretkenliğini Artırmanın Yolları başlıklı blog yazısına göz atabilir.
