Finans işlerini takip etmek, işleri yürütmek ve karları arttırmak birçok hukuk firması liderinin önceliklerinden birkaçı. Karları arttırmanın bir yolu yeni büro fırsatları, yeni müvekkiller ve mevcut müvekklilerinizden daha fazla iş alma yollarını aramaktır. Ancak, aynı zamanda da fırsatları, nakit akışını kaçırmadığınızdan yeni müvekkiller bulduğunuzdan, hizmetlerinizi tam anlamıyla sunduğunuzdan ve ödemelerinizi zamanında aldığınızdan emin olmalısınız. Bu gibi işlemleri yaparken kesinlikle bir hukuk programı yazılımı kullanmalısınız.
İsterseniz son etkene odaklanarak büronuzun para kaybetmesine neden olan sebepleri açıklayalım.
1. Online Varlığınız
Online varlık günümüzde hukuk firmaları için bile çok önemli bir yer tutuyor. Potansiyel müvekkillerinizin sizinle çalışıp çalışmayacaklarına karar vermesinde büyük bir etken olabilir. Eğer geleneksel tavsiyeyle müvekkil bulma yöntemine bağlı kalırsanız birçok iş imkanı kaçırırsınız; özellikle de internet kullanımı yoğun olan müvekkilleri. Çoğu insan artık online araştırma yapmayı tercih ediyor.
Web siteniz ve sosyal medya hesaplarınız artık müvekkilinizle ilk irtibatınızı yaptığınız yer oluyor. Büronuzun faydalarını ve kendisine özgü özelliklerini göstererek diğerlerinden ayrılabilirsiniz.
2. Proje Yönetim Sisteminiz Var Mı?
Online varlık oldukça önemli, ama genellikle bu sadece ilk adım. İleri düzey müvekkiller yeni hukuk hizmeti firmalarını ararken sık sık ihale toplantıları düzenliyor.
Bu ihale süreçlerinde artık işi yapacak olan ekibi, organizasyon şemasını, iş sürecini, benzer projelerin bitirilmiş örneklerini, planlı revizyonları, vb. göstermeniz gerekiyor.
Gelişmiş müvekkiller aynı zamanda bütçelerinin ve süreçlerinin emin ellerde olduğundan emin olmak için bir proje yönetim sistemi kullanmanızı da bekleyecekler. Organizasyon projelerinde olgunluğunuzu gösterememeniz ciddi bir dezavantaj yaratacaktır. Proje yönetiminizi rahatlıkla yapabilmek adına sizlerde Hukuk programlarından destek alabilirsiniz.
Peki teklif aşamasında en üst sıralarda yerinizi almak için ne yapabilirsiniz?
Eğer Proje Yönetimi sizin için yeni bir konuysa faydalarının detaylarını bu rehberde bulabilirsiniz.
3. Yasal Hizmetler İçin Fiyat Politikanız Nasıl?
Fiyatlandırma politikanız elbette büronuzun nakit akışı üzerinde oldukça büyük bir etkiye sahip. Ücretleriniz sizin ve müvekkilinizin değer algılarıyla uygun şekilde dengeli olmalı. Eğer geleneksel saat başı ücret modelini kullanıyorsanız, fazla veya eksik fiyat çıkarma riskiniz var. Bu risk dijital icra sistemlerini kullanmadığınız zaman daha da büyük oluyor.
Düşük ücretlendirme karınızı anında düşürür. Aynı zamanda da işinize yeterince önem vermediğinizi de gösterir. Bu durum hukuk firmanızın markasını zedeler.
Fazla ücretlendirme ise daha detaylı açıklama bekleyen müvekkillerinizle çatışmanıza neden olabilir. Böyle bir durum karşısında, ya iyi bir açıklamanız olacak ya da zarar etmeye hazır olacaksınız. Zararlar temelde size zarar vereceği gibi müvekkillerinizle olan ilişkilerinizi de zedeleyecektir.
Bu tarz durumlardan kurtulmak istemez misiniz?
İlk olarak, düzgün bir fiyatlandırma sisteminiz ve ekip disiplininiz varsa, ekibinizin tüm çalışmaları düzenli zamanlı ve doğru bir şekilde kayıt altına alınacaktır. Eğer böyle bir sisteminiz yoksa, kesinlikle dijital ve her yerden kontrol edebileceğiniz bir sisteme sahip olmalısınız.
İkincisi ise, (eğer halen yapmadıysanız) tam anlamıyla açık ve iş odaklı fiyatlandırma sistemine geçmeyi değerlendirmelisiniz. Bu yaklaşımla birlikte, tüm iş detaylarının konuşulduğundan ve karar verildiğinden emin olabilirsiniz ve tek yapmanız gereken işi bitirerek fatura göndermek olur.
4. Ekibinizi Nasıl Organize Ediyorsunuz?
Yukarıdaki maddelerin hepsini yerine getirseniz bile, işi teslim etme kısmına geldiğinde ekibinizin organize olması çok önemli. Süreç yoksunluğu, karmaşık iletişim, standart olmayan bir bilgilendirme sistemi, vb. durumlar para kaybetmeniz anlamına gelecektir. Bunlar başlangıçta belirgin olmasa bile, zamanla büyümeye müsaittirler ve ileride projelerden sağladığınız karların artmasının veya yok olmasının sebebi olabilir.
Böyle durumları engellemenin yolu yine önceden planlama ve bir dizi kural ve süreç getirmektir. Yaptığınız çoğu iş kolayca adım adım bölümlendirilebilir. Çatışmaları, kesişmeleri ve yanlış iletişimleri engellemek için belirli görevleri belirli insanlara vermelisiniz.
Son olarak da, başarılı bir Proje Yönetim sistemi ile müvekkillerinizin işleriyle ilgili olarak yol haritası çizmek ve kontrol etmek için açık bir görünüm elde edeceksiniz. Son olarak da her müvekkilin her işinin aşamasını bileceksiniz ve müvekkilerinizi bilgilendirme konusunda zorluk çekmeyeceksiniz.
5. Ödemelerinizi Zamanında Topluyor Musunuz?
Müvekkileriniz tarafından yapılan gecikmeli ödemeler büronuzun nakit akışını kötü etkileyebilir. Ama ödemelerinizi zamanında almak için yapabileceğiniz birkaç şey var.
Faturalarınızı zamanında gönderdiğinizden emin olun. İşiniz ödeme almayı aklınızdan çıkaracak kadar yoğun olsa da bu asla bir bahane olmamalı. Birçok hukuk firması ödemelerini alırken halen emaillere, Excel dosyalarına, vb. güvenmeye devam ediyor.
Daha önceden bahsettiğimiz gibi, bu durum fazla veya eksik ücret çıkarmaya neden olabilir. Ayrıca inanılmaz derece zaman harcayan bir süreç. Birçok hukuk firmasının alternatif faturalandırma sistemleri araması şaşırtıcı değil. Böyle bir sistemle birlikte, tüm fatura işlemlerinin ekibiniz tarafından zamanında yapıldığından emin olarak email kutularını ve Excel dosyalarını dalmak zorunda kalmayacaksınız.
Ödeme hatırlatıcıları zamanında gönderin. Faturalarınızı gönderdikten sonra, müvekkillerinize hatırlatma yapması için birini görevlendirmeniz gerekiyor. İşiniz küçük olduğunda bunu yapmak kolay olabilir, ama müvekkilleriniz artmaya başladıktan sonra, birkaç hatırlatıcı liste kullanmadan bunu yapmak imkansız hale gelecektir. Müvekkillerinize düzenli aralıklarla hatırlatma yapmaktan çekinmeyin. Büyük ihtimalle en az sizin kadar meşguller ve kibarca yapılan bir hatırlatma sorumluluklarını yerine getirmeleri konusunda onlara yardımcı olacaktır.
Fatura kaynaklı sorunlardan kaçının/çözün. Bazen bir ödeme sorunu müvekkilin faturaya itiraz etmesi nedeniyle de olabilir. Eğer yaptığınız işi tüm detaylarıyla belgeleyen bir faturalandırma sistemine sahipseniz, bunun gerçekleşme olasılığı oldukça düşük. Sorunla karşılaşmamak için bir diğer yol da ücretleri mümkün olduğunca önceden konuşmak. Başlangıçta açık beklentiler belirleyerek, sonradan ortaya çıkabilecek birçok itirazı önlemiş olacaksınız.
Yukarıda saydığımız nedenlerin hukuk büronuzu nasıl etkilediği konusunda dikkatlice düşünün. Bu sorunlarla ilgilenip giderirseniz nakit akışında her geçen ayla düzelme olduğunu göreceksiniz.
