Hepimiz zamanın ne kadar hızlı akıp gittiğini biliyoruz. Özellikle geçmişe dönüp baktığımızda, daha dün gibi gelen anıların üzerinden yıllar geçmiş olduğunu anımsayınca, bu gerçeği bir kez daha farkediyoruz.
İş hayatı ve sosyal yaşamınız arasında koşturup dururken, yemek yemeyi bile çoğunlukla aralara sıkıştırdığınız halde yetişmeyen işler, rahat bir nefes alamaya izin vermiyor. Bu durumda ihtiyacınız olan doğru bir zaman yönetimi yapmak. Peki zaman yönetimi nedir, doğru bir zaman yönetimi nasıl yapılır?
Zaman yönetimi, zamanı daha etkin kullanarak öncelikleri belirleyip, doğru planlama yapabilmektir. Zaman, yerine konması, geri döndürülmesi yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan tek kaynaktır. Etkili zaman yönetimi ise zamanı mümkün olduğunca etkin ve verimli bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir.
Her şeyi yetiştirmeye çalışırken harcanan zamanı en doğru şekilde kullanarak, verimsizliği ortadan kaldırmak ve kariyer gelişimini sağlamak mümkün. Sorumlulukların gereklerini uygun şekilde gerçekleştirmek için zaman yönetimini iyi yapmak şarttır.
Zamanın planlanması ve verimli bir şekilde kullanılması, bazı sorunları gerçek anlamda engelleyecektir. Zaman planlamasının uygulanmasında dikkat edilecek unsurlar;
- İşlerinizi zor olandan kolay olana dogru bir sıraya koyun ve zor olandan başlayın.
- Planlanan güne ve saate göre yaparak, işleri sürüncemede bırakmayın.
- Bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin.
- Bitirmeniz gereken işe tüm enerjinizle sarılın.
- Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için kendinize zaman ayırın.
- Rutin işlerden kaçının.
- Gereksiz ayrıntılardan uzak durun.
- Toplantılarda gündemi kullanın.
- Toplantıların zamanını sınırlayın, gereksiz uzayan toplantılardan kaçının.
- Engellenmeden çalışabileceğiniz saatleri belirleyin.
- Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayın ve bunları ortadan kalırmak için önlemler alın.
Zamanın etkili olarak kullanılabilmesi için dört aşamali bir yol takip edilmelidir
- Öncelikle bir zaman kütügü hazırlayın. Zaman kütügü bir insanın, günlük zamanını nasıl harcadığını analiz etmeye yarayan bir araçtir. Bu analizi yapabilmek için, 24 saat, 15’er dakikalik dilimler halinde bölünür. Bir hafta süreyle yapilan isler yazılır. Daha sonra hangi isler için ne kadar zaman harcandığı belirlenir. Burada gereksiz olarak yapılan işlere veya önemli olanlara ne kadar zaman ayırdığınız ortaya çıkacaktır. Her denemeden sonra da, zaman kullanim cetvelleri üzerinde yeniden düşünülmeli ve gerekli düzenlemelere gidilmelidir. Zaman kullanımı, pratikle gelistirilebilir. Üzerinde denetim kurmaya yönelik sürekli bir çaba, zamanı boşa harcamayi engelleyebilir.
- Bir sonraki adım, günlük zamanın nasıl kullanılacağını gösteren bir plan hazırlamaktır. Bu planin yazılı olması şart degildir. Ancak ertesi güne planlı girmek önemlidir. Bu plan hazırlanırken şu hususlara dikkat edilmelidir: Günlük, haftalık işler tespit edilerek, yapilmasi düşünülen işlerin nedenleri ve faydası belirlenir. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ne olabileceği düşünülür. Bu işi bir baskasının yapip yapamayacagi üzerinde durulur. Her gün altı önemli iş, en önemliden en önemsize dogru sıralanır.
- Hazirlanan plan uygulanmalıdır. Bunun için en önemli iş öncelikle yapilmali, en zoruna en enerjik zaman ayrilmali, kolay isler, zor isler arasina serpiştirilmelidir. Önemsiz işler, en verimsiz saatlere yerleştirilmeli, fazla ayrintiya girmeden ve aşırı titizliğe kaçmadan çalışılmalıdır. Önemsiz kararların verilmesi için çok zaman harcanmamalı ve ayni nitelikte işler ayni grupta toplanmalıdır.
- Günün bitiminde, zamanın nasil harcandığı mutlaka kontrol edilmeli ve günün degerlendirmesi yapılmalıdır.
Planlı ve düzenli bir hayat başarıyı ve bununla birlikte mutluluğu arttıracaktır.
