Telefon Hemen Ara

Döküman Yönetim Sistemi

Doküman Yönetim Sistemi

Dijital ortamda evrak, belge gibi dokümanların güvenli şekilde arşivlenmesini ve doküman işlemlerinin yapılmasını sağlayan sistemlere genel olarak doküman yönetim sistemleri denilmektedir. Elektronik doküman yönetim sistemi, veri kodlama esasıyla çalışır. Bu sistem sayesinde, binlerce doküman içerisinde istenilen belgelere istenildiği anda ulaşmak mümkün olur.

Bu sistemler, otomatik güncelleme özelliğine sahip olan sistem manüel evrak işlerinin karmaşasını ortadan kaldırır. Doküman yönetim sistemi programı kullanarak tüm evrak işlerinizi dijital ortamda halledebilirsiniz. Alan bazlı çalışan doküman yönetim programları çok daha verimlidir. Hukuk alanı için hukuk otomasyonu modülü olan doküman sistemleri kullanılmalıdır. Kurumların dijital ortamda dokümanlarını işleyebilmesi için kendi teknolojik altyapılarına entegre programlar kullanmaları gerekir. Doküman yönetim sistemi kullanım alanına göre tasarlanan arayüz seçeneklerine sahiptir.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gereklidir?

Günümüzde tüm kâğıt işleri dijital ortama taşınmıştır. Dijital ortam belge paylaşımı ve belge yönetimi mümkün olmaktadır. Dijital doküman takibi işleri çok hızlandırır. Artık dijital ortamda işlerini yapamayan şirketler sistem dışı kalmaktadır. Hata riskini ortadan kaldıran dijital çözümler manüel yapılan işlerden %100 daha fazla verimlidir. Devlet, e-dönüşüm sürecinin hızlanması için çeşitli çalışmalar yapmaktadır. Otomasyon sistemleri ile zamandan, maliyetten ve emekten tasarruf edilmektedir. Doküman yönetim sistemi bilgi işlemde hata riskini de ortadan kaldırır. Sayısal kodlarla işleyen sistem klasik arşivleme sisteminden çok daha pratiktir. Hızlı ve verimli çalışma süreçleri dijital doküman takibi ile mümkün olur.

Doküman Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?

Doküman yönetim sisteminin kullanım alanına göre seçilmesi gerekir. Örneğin; hukuk otomasyon sistemleri avukat bazlı dosya takibi olanağı sağlar. Şirketler doküman yönetim yazılımı seçerken kendi teknolojik altyapılarına, hizmet sektörlerine, çalışan departman niteliklerine göre seçim yapmalıdır.

T-HOS dijital doküman yönetimi hizmeti sunan bir firma olarak, alan odaklı seçimler sunarız. Şirketler için doküman yönetimi oldukça önemli bir konudur. İş performansını etkileyen dokuman yönetim sistemi programları şirket potansiyeline göre yapılandırılmalıdır. T-HOS olarak entegre ve modüler sistemler sunarken, şirket teknoloji haritasına göre uygun sistemi kullanmanızı da sağlarız.

Doküman yönetim sistemleriyle ilgili akılınıza takılan her şey için T-HOS destek hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Firmamız doküman, belge ve evrak yönetimleri yanı sıra hukuk alanında avukatlara yönelik dijital sistemlerde sunar. Dava ve icra takibi gibi zamanın önemli olduğu süreçlerde sunduğumuz programlarla, hem evrak yönetimini rahat yapabilir hem de zaman sınırlı işlerinizde sorun yaşamazsınız. Şirketinize uygun dokuman yönetim programını ya da farklı programlara yönelik ücretsiz demo alarak, sistemleri rahatlıkla deneyebilirsiniz.

Doküman Yönetim Programı

Hukuk bürolarında evrak işlemlerinin fazla olması nedeniyle kırtasiyecilik yüksektir. Kanunen belli bir süre dava dosyalarına ait belgelerin saklanması gerekmekte olup; bu durum da hukuk bürolarını hem yer hem kağıt tasarrufu açısından zor duruma sokmaktadır.

Avukatların almış olduğu davalarda, icra takiplerinde ve diğer hukuki işlemlerde yapılması gereken hukuki prosedürlerin yanında zaman ve emek isteyen bir diğer iş de doküman yönetimi olmaktadır. Zira her hukuki iş ve işlem için birçok dokümanın sınıflandırılıp saklanması gerekir.

T-HOS yönetim programları ile hem zamandan hem de yerden tasarruf edebilirsiniz. Sözleşmelerinizi, ihtarnamelerinizi, müvekkil bilgilerinizi, müvekkil yazışmalarınızı ve diğer tüm dokümanlarınızı organize edebilen bu program sizi birçok yükten kurtaracak.

Doküman Yönetim Programı Özellikleri

Firmamızca oluşturulmuş bu program ile bütün dokümanlarınızı istediğiniz şekilde ayırarak elektronik ortamda depolayabileceksiniz. Bu sayede hem fiziki olarak kaybolma, çalınma risklerine karşı önlem alacaksınız hem de dilediğiniz yer ve zamanda, ofis ve mesai saatleriniz dışında da ihtiyaç duyduğunuzda yeni veya eski dokümanlarınıza kolayca ulaşabileceksiniz.

Doküman yönetim programı ile tüm evraklarınızı programda oluşturulan klasörlerde muhafaza edebilirsiniz. Dokümanlarınızı dilediğiniz kategorilere göre sınıflandırıp; daha pratik bir kullanım da sağlayabilirsiniz. Örneğin; ilgili firmaya göre, oluşturulma tarihine göre, alt gruplarına göre sınıflandırabilirsiniz.

Tamamlamamış olduğunuz dokümanlarınızı taslak şeklinde kaydedebilirsiniz. Böylece dilediğinizde bunlar üzerinde düzeltme yapmanız mümkün olacaktır. Taslak halindeki dokümanınızı onay aldıktan sonra dağıtmak istediğiniz kişilere e-mail üzerinden dağıtabilirsiniz ya da daha sonra kullanmak için arşive kaldırabilirsiniz.

Onaylatmak istediğiniz dokümanlarınızı e-mail aracılığıyla ilgililere gönderip elektronik imza ile kolayca onay vermelerini sağlayabilirsiniz. Sizlere geri gönderilen dokümanlar veya reddedilen onaylar e-mail üzerinden tarafınıza bildirilir. Bilgi güvenliği sistemi ile dokümanları okuyanlar, düzenleyenler önceden belirlenir. Bu sayede yalnızca yetkili kişiler dokümanlara erişim sağlayabilir.

Şablonlu, özel formlu, mektup ve faks şekillerinde veya başka yeni tipler olmak üzere birçok tipteki doküman sistemde mevcuttur. Bu evrakları kimlerin göreceğini belirleyebilir ve içeriğinizi sadece bu kullanıcıların paylaşımı ile kısıtlayabilirsiniz.

 

T-HOS Doküman Yönetim Programı Yararları

T-HOS doküman yönetimi programı ile iş hayatınızda profesyonellik ve pratiklik kazanmış olacaksınız. Bunun dışında yararlarından bazıları şöyledir:

  • Dokümanlarınızı dijital olarak kaydedebilip, evraklara göre sınıflandırabilirsiniz. Bu sayede ihtiyaç duyduğunuz an kolayca dilediğiniz dokümana ulaşabileceksiniz.
  • Evraklarınıza her yerden ulaşma imkanı bularak, ofis dışında ya da tatilde dahi olsanız dokümanlarınıza her an hakim olmuş olacaksınız.
  • Bilgi güvenliği sistemimiz ile bilgisayarınıza virüs dahi girse evraklarınız ele geçirilemeyecektir. Böylece fiziki saklamaya kıyasla daha güvenli bir depolama sağlamış olacaksınız.
  • Yedekleme sistemimiz ile tüm evraklarınızı sisteme kaydedebileceksiniz. Sözleşmelerinizi, ihtarnamelerinizi, dilekçelerinizi, müvekkil bilgilerinizi ve diğer birçok evrakınızı sistemdeki dolaplarda muhafaza edebilir ve her dokümanınız için dilediğiniz kadar dolap açabilirsiniz.
  • Dokümanlarınızın organizasyonunu kolayca yönetebilir hale geleceksiniz
  • Yüzlerce kağıt kullanma ve bunları yanınızda taşıma derdiniz olmayacak. Duruşmalara dava dosyanızı taşımak yerine telefonunuzdan dahi kolayca dosyanızın içeriğine erişebileceksiniz.
  • Elektronik onay sistemimiz ile doküman onayları daha kolay ve hızlı gerçekleştireceksiniz.
  • Sistemimiz e-mail ile entegrasyon halinde olduğu için dağıtım ve onay işlemlerinde sıkıntı yaşamayacaksınız.
  • Teknolojiyi takip eden sistemimiz ile her zaman tüm gelişmeleri takip edip; sizleri haberdar edip, sistemimizi güncelliyoruz.

 

 

Sunduğumuz programlar ile büro otomasyonu kolayca sağlanabilir, tüm hukuksal süreçlerinizi zamandan ve maliyetten tasarruf ederek yönetebilirsiniz.

Programımız hakkında ayrıntılı bilgi almak ve programa sahip olmak için web sitemiz üzerindeki iletişim adresimizden bize ulaşabilirsiniz. Bilişim çağının hukuk sektöründeki gelişmelerinin artması da gözetildiğinde; fark yaratan ve profesyonel bir görünüm kazanan bir hukuk bürosu olmak için bize ulaşın.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir