Evrak Yönetim Sistemi Nedir
Kâğıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesini ve elektronik ortamda saklanarak yönetilmesini sağlayan yazılımlar olarak bilinen evrak yönetim sistemi sayesinde, bütün belgeler tek bir merkezi alanda toplanır. Böylece gerekli olduğunda istenilen belgelere anında ulaşılabilir ve pratik bir şekilde paylaşılabilir.
Tam teşekküllü bir doküman yönetim sisteminde evrakların sadece muhafaza edilmesi ve paylaşımı değil,
- Check-in / check-out,
- Versiyon kontrolü,
- Denetim bileşenleri
Dokümanların oluşum süreçlerinin yönetilmesi gibi imkânlar da mevcuttur.
Bunlara ek olarak doküman yönetim sistemi, iş akış sistemleri ile entegre olarak evrakların kurum içerisinde dağıtılmasında önemli rol oynayarak büyük kolaylık sağlar.
Evrak Yönetim Sistemi Programının Avantajları
Dokümanların çoklu kullanımına olanak sağlayan ve istenilen herhangi bir evraka erişimi kolaylaştıran evrak yönetim sistemi, verimli bir ofis yaratmak adına çok sayıda olumlu etkiye sahiptir. Sağladığı avantajlar nedeniyle vazgeçilmez bir gereklilik konumunda olan bu sistemin başlıca faydaları ise şu şekilde sıralanır:
- Ortak çalışmalar için kullanılan dokümanların tamamına kolaylıkla erişim sağlar.
- Sistem üzerinde evrakların güncellenmesi oldukça basittir.
- İstenilen herhangi bir dokumanın paylaşımı hızlı ve pratiktir.
- Verimliliği ve etkinliği arttırır.
- Doküman hazırlama ile ilgili maliyetler azalır.
- Aynı verilerin tekrar sisteme girişi engellenir.
- Dokümanların tekrar kullanılması gerektiğinde yeni evrak oluşturma ile ilgili maliyetleri düşürür.
- Veri ve içerik bütünlüğünde gelişim gerçekleşir.
Evrak Yönetim Sistemi Programı ile Neler Elde Edersiniz
Dokümanların ortak kullanılan elektronik bir alana aktarılmasını sağlayan evrak yönetim sistemi, iş gücü ve sarfiyatını önleyerek maliyetin azalmasını sağlar. Bununla birlikte ideal olmayan ve gerekli nitelikleri taşımayan bir doküman sistemi, kağıt evrakların geleneksel şekilde saklanılması işleminden bile daha riskli olabilir.
Çünkü doküman yönetim sisteminde var olan eksiklikler ya da hatalar evrakların tamamiyle yok olmasına neden olur. Bu nedenle en ideal sistemin tercih edilmesi oldukça önemlidir. T-HOS olarak büro yönetiminde en optimum programları geliştirerek müşterilerimize değer katıyoruz.
Doküman yönetim sistemi ile neler elde edersiniz;
- Evrakların güvenli bir şekilde ortak merkeze aktarılmasını sağlarsınız,
- Akıllı aramalar ile herhangi bir evraka kolayca erişebilirsiniz,
- Dokümanlar güvenlik kontrolleri altında olur ve tanımlanmış yetkiler ile işlemler yapabilirsiniz,
- Sistemde revizyon ve versiyon kontrolü ile teknolojiyi takip edersiniz,
- Gerektiğinde gelişmiş görüntü işleme fonksiyonları ile her türlü dokümanı tarayarak saklayabilirsiniz,
- Tarama sonrası elde edilen evrak görünümü sistem içerisinde iyileştirmeler yapabilirsiniz,
İyi Bir Evrak Yönetim Sistemi Bileşenleri
Doküman yönetim sistemi genel olarak 4 bileşenden oluşur. Bunlar;
- Dokümanların elektronik ortama aktarılması,
- Aktarılan dokümanların tanımlanması,
- Tanımlanan dokümanların hedeflenen alanda depolanması,
- Depolanan dokümanların gerekli yerlere yayılması ve aktarılması şeklindedir.
Evrakların elektronik ortama aktarılabilmesi için mikrofilmler ve tarayıcılar gibi birçok teknik kullanılabilir. Evrakların muhafaza edilebilmesi için öncelikle sistemin tanımlama yapması gerekir. Böylece evrak hem saklanabilir hem de üzerinde işlem yapılabilir duruma getirilir. Tanımlanan evraklar depolama medyası kullanılarak saklanır. Bunun için mikrofilm ve magnetik disk, optik depolama, kompakt disk ve COLD gibi çok sayıda depolama medyası mevcuttur.
Kararların zamanında ve doğru alınması, müşterilere verilen hizmetin kaliteli olması, kurum için ya da dışı iletişimin ve etkileşimin kuvvetli olması rekabet ortamında sağlam ve dik olabilmek adına büyük bir gereksinimdir. Bu nedenle ihtiyaca uygun kaliteli ve güvenilir bir doküman yönetim sistemine sahip olmak başarıya giden yolda atılması gereken en önemli adımlardan biridir.
T-HOS olarak büro otomasyonu programlarında her zaman teknolojiyi takip ederek en üst düzey hizmetler sunmak için çalışıyoruz. Özellikle karmaşık ve çok fazla doküman içerek hukuksal süreçlerde sunduğumuz yönetim programları ile işlerinizin kolaylaşmasını sağlıyoruz. Bizi arayarak programlarınız hakkında daha detaylı bilgi alabilirsiniz.
Büro Otomasyonu sayfasını inceleyebilirsiniz.
