Telefon Hemen Ara

Evrak Yönetim Sistemi

Evrak Yönetim Sistemi

Kâğıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesini ve elektronik ortamda saklanarak yönetilmesini sağlayan yazılımlar olarak bilinen evrak yönetim sistemi sayesinde, bütün belgeler tek bir merkezi alanda toplanır. Böylece gerekli olduğunda istenilen belgelere anında ulaşılabilir ve pratik bir şekilde paylaşılabilir.

Tam teşekküllü bir doküman yönetim sisteminde evrakların sadece muhafaza edilmesi ve paylaşımı değil,

  • Check-in / check-out,
  • Versiyon kontrolü,
  • Denetim bileşenleri

Dokümanların oluşum süreçlerinin yönetilmesi gibi imkânlar da mevcuttur.

Bunlara ek olarak doküman yönetim sistemi, iş akış sistemleri ile entegre olarak evrakların kurum içerisinde dağıtılmasında önemli rol oynayarak büyük kolaylık sağlar.

Evrak Yönetim Sistemi Programının Avantajları

Dokümanların çoklu kullanımına olanak sağlayan ve istenilen herhangi bir evraka erişimi kolaylaştıran evrak yönetim sistemi, verimli bir ofis yaratmak adına çok sayıda olumlu etkiye sahiptir. Sağladığı avantajlar nedeniyle vazgeçilmez bir gereklilik konumunda olan bu sistemin başlıca faydaları ise şu şekilde sıralanır:

  • Ortak çalışmalar için kullanılan dokümanların tamamına kolaylıkla erişim sağlar.
  • Sistem üzerinde evrakların güncellenmesi oldukça basittir.
  • İstenilen herhangi bir dokumanın paylaşımı hızlı ve pratiktir.
  • Verimliliği ve etkinliği arttırır.
  • Doküman hazırlama ile ilgili maliyetler azalır.
  • Aynı verilerin tekrar sisteme girişi engellenir.
  • Dokümanların tekrar kullanılması gerektiğinde yeni evrak oluşturma ile ilgili maliyetleri düşürür.
  • Veri ve içerik bütünlüğünde gelişim gerçekleşir.

Evrak Yönetim Sistemi Programı ile Neler Elde Edersiniz

Dokümanların ortak kullanılan elektronik bir alana aktarılmasını sağlayan evrak yönetim sistemi, iş gücü ve sarfiyatını önleyerek maliyetin azalmasını sağlar. Bununla birlikte ideal olmayan ve gerekli nitelikleri taşımayan bir doküman sistemi, kağıt evrakların geleneksel şekilde saklanılması işleminden bile daha riskli olabilir.

Çünkü doküman yönetim sisteminde var olan eksiklikler ya da hatalar evrakların tamamiyle yok olmasına neden olur. Bu nedenle en ideal sistemin tercih edilmesi oldukça önemlidir. T-HOS olarak büro yönetiminde en optimum programları geliştirerek müşterilerimize değer katıyoruz.

Doküman yönetimi ile neler elde edersiniz;

  • Evrakların güvenli bir şekilde ortak merkeze aktarılmasını sağlarsınız,
  • Akıllı aramalar ile herhangi bir evraka kolayca erişebilirsiniz,
  • Dokümanlar güvenlik kontrolleri altında olur ve tanımlanmış yetkiler ile işlemler yapabilirsiniz,
  • Sistemde revizyon ve versiyon kontrolü ile teknolojiyi takip edersiniz,
  • Gerektiğinde gelişmiş görüntü işleme fonksiyonları ile her türlü dokümanı tarayarak saklayabilirsiniz,
  • Tarama sonrası elde edilen evrak görünümü sistem içerisinde iyileştirmeler yapabilirsiniz,

İyi Bir Evrak Yönetim Sistemi Bileşenleri

Doküman yönetim sistemi genel olarak 4 bileşenden oluşur. Bunlar;

  • Dokümanların elektronik ortama aktarılması,
  • Aktarılan dokümanların tanımlanması,
  • Tanımlanan dokümanların hedeflenen alanda depolanması,
  • Depolanan dokümanların gerekli yerlere yayılması ve aktarılması şeklindedir.

Evrakların elektronik ortama aktarılabilmesi için mikrofilmler ve tarayıcılar gibi birçok teknik kullanılabilir. Evrakların muhafaza edilebilmesi için öncelikle sistemin tanımlama yapması gerekir. Böylece evrak hem saklanabilir hem de üzerinde işlem yapılabilir duruma getirilir. Tanımlanan evraklar depolama medyası kullanılarak saklanır. Bunun için mikrofilm ve magnetik disk, optik depolama, kompakt disk ve COLD gibi çok sayıda depolama medyası mevcuttur.

Kararların zamanında ve doğru alınması, müşterilere verilen hizmetin kaliteli olması, kurum için ya da dışı iletişimin ve etkileşimin kuvvetli olması rekabet ortamında sağlam ve dik olabilmek adına büyük bir gereksinimdir. Bu nedenle ihtiyaca uygun kaliteli ve güvenilir bir doküman yönetim sistemine sahip olmak başarıya giden yolda atılması gereken en önemli adımlardan biridir.

T-HOS olarak büro otomasyonu programlarında her zaman teknolojiyi takip ederek en üst düzey hizmetler sunmak için çalışıyoruz. Özellikle karmaşık ve çok fazla doküman içerek hukuksal süreçlerde sunduğumuz yönetim programları ile işlerinizin kolaylaşmasını sağlıyoruz. Bizi arayarak programlarınız hakkında daha detaylı bilgi alabilirsiniz.

Hukuk, evrak ve belgeye dayalı bir meslek olduğu için hukuk bürolarında ve şirketlerin hukuk departmanlarında masa üstlerinde, dolaplarda çok fazla klasör ve evrak görürsünüz. Bir dava, icra veya danışmanlık dosyası ile ilgili yüzlerce evrak ve belge mevcuttur. Evrak yönetim sisteminin olmadığı bir ortamda bu evrakları yönetmek, bir evrakı arşivden bulmak ciddi anlamda zordur ve zaman kaybına sebep olmaktadır. Aynı evraktan onlarca kopya üretilip ciddi anlamda gereksiz sarf malzemesi tüketimi yapılmaktadır. Fakat içerisinde Evrak Yönetim Modülü olan T-HOS gibi bir hukuk otomasyon sistemi yazılımı ile evraklarınızı depolamak, bulmak çok kolay olduğu gibi sarf malzemesi maliyetlerinizide minimuma indirerek hem paradan hemde zamandan ciddi oranda tasarruf etmiş olur ve çok daha verimli bir çalışma ortamına sahip olursunuz.
Sistemdeki tüm evraklar ilgili dava, icra, danışmanlık dosyalarınız ve müvekkilleriniz ile ilişkili bir şekilde tutulduğu için aradığınız evraka, belgeye hızlıca ve kolayca erişebilmektesiniz. Yada bir dava, icra, danışmanlık dosyası ile ilgili bir masraf yaptığınızda masraf belgesini ilgili dosya ile ilişkili bir şekilde kolayca tutarak müvekkilinize dosyaları ile ilgili yapılan harcamaları hızlıca raporlayıp sunabilirsiniz.
Sadece tek başına bir evrak yönetim yazılımı kullanmak bir hukuk bürosu yada hukuk departmanı için çözüm değildir. T-HOS gibi bir hukuk otomasyon sistemi içerisinde dava, icra, danışmanlık dosyalarınız ve müvekkil hesaplarınız ile ilişkili bir şekilde evraklarınızı yönetebileceğiniz bir evrak yönetim modülü kullanmanız tam bir evrak yönetim çözümü olacaktır. Bu şekilde kullanılan bir evrak yönetim sistemi evrak karmaşasını ortadan kaldıracağı gibi dosyalar ve müvekkiler ile ilişkili bir şekilde tutulduğu için ilgili evraka ulaşmak hem çok kolay olacak hemde ilişkili tutulduğu için bu evrak hangi dosyaya, hangi müvekkile aitti yada bu masraf belgesi hangi dosya ile ilgili idi gibi soruları ve karmaşayıda ortadan kaldıracaktır.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir


    “BAŞARILI AVUKATIN STRATEJİK YOL HARİTASI” KİTABI ÇIKTI!

    İncelemek İçin Hemen Tıklayın!