Telefon Hemen Ara
e-SMM ( e-Serbest Meslek Makbuzu ) kullanımı 2022 Yılına Kadar T-HOS Müşterisi Avukatlara Ücretsizdir. Bu kampanyadan faydalanmak için hemen bizimle iletişime geçin.

Hukuk Bürolarında Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Faydaları

Hukuk Bürolarında Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve Faydaları

Son yıllarda büyük bir rağbet gören ve adından sıklıkla bahsettiren elektronik belge yönetim sistemi, işletmelere pek çok yarar sağlar. Hukuk bürolarının da vazgeçilmez bir parçası haline gelen bu sistem, düzenli olarak kullanılan ve verimliliği artıran bir yöntem olarak karşımıza çıkar. Hukuk bürolarında elektronik belge yönetim sistemi ve faydaları günümüzde en çok merak edilen konular arasındadır.

Yoğun iş ortamında karlılığı maksimum seviyeye çıkarmak ve yasal düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirmek adına oldukça avantajlı olan bu sistem ile dokümanları;

  • Düzenleme,
  • İnceleme,
  • Dağıtma,
  • Onaylama,
  • Yedekleme,
  • Arşivleme,
  • Muhafaza etme gibi işlemler kolaylıkla yapılır.

 

Ayrıca istenilen herhangi bir zamanda ofis dışında dahi bu evraklara erişim mümkündür. Doküman yönetim işlemleri bu sayede çok daha hızlı ve pratik hale getirilir. Yapılan işlemler ise sıfır hata ve gerçekleştirilir ve güvenli bir şekilde dokümanların saklanması sağlanır. Buna ek olarak bu sistem ile zamandan tasarruf edilmesi amaçlanır. Bu sistemle ilgili Doküman Yönetim Sistemi Fiyatları başlıklı blog yazısına da göz atılabilir.

Güvenli Belge Yedekleme İçin Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Hukuk bürolarında önemli belgelerin yedeklenmesi büyük önem taşır. Bu nedenle elektronik belge yönetim sistemi kullanıcılarına büyük avantaj sunar. Evrakların yedeklenerek güvenilir bir ortamda muhafaza edilmesi ve istendiği vakit bu evraklara ulaşılabilmesi işlerin akışını hızlandırır.

Sistem içerisinde belgelerin saklanma süresi ve ne zaman bu evrakların silinebileceği kullanıcı tarafından belirlenir. Böylece hem ofisin kağıt dokümanlarla dolması engellenir, hem de maliyetten tasarruf edilir. Ayrıca iş akışını iyileştiren bu sistemde belirli belgelere erişim izni kişiye göre belirlenebilir. Verilen yetkiler ile herkesin sistemde istediği evraka erişimi önlenir. Bu da güvenliğin maksimum seviyeye çıkarılması için önemli bir adımdır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi İle En Güncel Dokümanlar

Elektronik belge yönetimi sayesinde düzenli olarak güncellik kontrolü yapılır. Gelişmiş bir teknoloji ile gerçekleşen bu işlem sayesinde hazırlanan dokümanlar her zaman en güncel şekliyle oluşturulur. Sistemde her bir belgenin sürümü güncellenir ve bu sayede dokümanların paylaşımı ve kullanımı sorunsuz bir şekilde gerçekleştirilir. Herhangi yardımcı bir araç olmadan dokümanların güncel sürüme sahip olup olmadığını kontrol etmek oldukça zahmetli bir süreçtir. Oysaki elektronik belge yönetimi ile bu süreç çok daha basit ve kolaydır. Güncel sürümlere sahip olan hukuk büroları, diğer departmanlara istedikleri gibi evrak gönderebilir ve bu departmanlarda kullanılan dokümanların son sürüme sahip olup olmadığını kontrol edebilir.

Ofis İçi ve Dışı Maksimum İletişim ve Etkileşim İmkânı

Hukuk bürosu içeriğinde çalışanlar arası ve hukuk bürosu ve müvekkiller arası doküman paylaşımı çok hızlı ve kolay gerçekleştirilir. Bu sistem sayesinde hem ofis içerisinde hem de ofis dışında iletişim ve etkileşim en üst seviyeye çıkarılır. Bu sayede ortaya muazzam bir işbirliği çıkar. Ayrıca bir dokümanın oluşturulması, gözden geçirilmesi ve onaylanması seri bir hale getirilirken, bu süreç adım adım takip edilebilir.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir