Avukatlık bürosu, adliye, baro ya da hukuk müşavirliği gibi hukuki alanda hizmet veren kurum ve kuruluşlarda evrak işleri ile ilgilenen ve gerekli kayıtları tutan hukuk sekreterleri ne kadar deneyimli ve bilgili olursa, iş yerinde yapılması gereken işlemler hızlı ve seri bir şekilde tamamlanır. Yöneticinin günlük işlerini organize eden ve genel olarak büro yönetiminden sorumlu olan sekreterlerin donanımlı olması önemlidir. Peki, hukuk sekreterlerinin bilmesi gereken hukuk programları nelerdir?
Diğer sektörlerde yer alan sekreterlere oranla hukuk sekreterlerinin çok daha nitelikli olması gerekir. Çünkü telefon görüşmeler, ofis düzeni ve gerekli yönlendirmeler gibi işlerin dışında çok çeşitli hukuk programlarının da iyi bilinmesi gerekir. İş yerinde kullanılan hukuk programları öğrenilmeli ve kullanıcı hesabıyla sisteme evrak yükleme, dosya ekleme ya da sistemden evrak indirme gibi işlemler kolaylıkla yapılabilmelidir. Ayrıca icra takip sistemi bilinmelidir. Bu sayede yöneticiyi bilgilendiren sekreter, aynı zamanda yöneticisinin ajandasını da yine sistem üzerinden oluşturabilmelidir.
Müvekkil takip programından müvekkille ilgili bilgileri ihtiyaç duyduğunda yöneticisine iletebilmelidir. Evrak yönetim sistemi ile yenilenen teknolojiye uyum sağlamayı bilen bir hukuk sekreteri, çok daha verimli bir performans gösterir. Konuyla ilgili Eski Usul Evrak Tutmaya Son: Evrak Yönetim Sistemi başlıklı blog yazısına göz atılabilir.
Hukuk Sekreterlerinin Görev ve Sorumlulukları
Hukuk sekreterlerinin göreve ve sorumlulukları oldukça önemlidir. Yöneticilerin eli ayağı olan sekreterlerin başlıca görevleri ise şu şekilde sıralanabilir:
- Bütün büro ekipmanlarını kullanılabilir hale getirilmesi,
- Müvekkillerin karşılanması ve ilgili avukata yönlendirilmesi,
- Adli yazışmalarda ihtiyaç duyulan dilekçelere ve matbu evraklara hakim olunması,
- Gelen aramaların cevaplanması ve ilgili kişiye aramanın yönlendirilmesi,
- Gelen aramalarla ilgili ihtiyaç duyulduğunda not alınması,
- Hukuk otomasyon sistemine verilerin girilmesi,
- Sistem üzerinden ihtiyaç duyulan raporlamaların yapılması,
- Randevuların düzenlenmesi (müvekkil görüşmeleri, duruşmalar, icra işlemleri vs…)
- Yapılan ve yapılacak olan işlemler ile ilgili raporlama yapılması,
- Dosyalama işlemlerinin yapılması,
- İlgili yerlere gerekli evrakların ulaştırılması ve işlem sonuçlarının takip edilmesi,
- Davalar konusunda müvekkillerin bilgilendirilmesi,
- Seyahat programlarının düzenlenmesi,
- Ödeme ve tahsilat işlemlerinin yapılması, şeklindedir.
Hukuk Sekreterlerinin Sahip Olması Gereken Özellikler
Başarılı bir hukuk sekreterinin sahip olması gereken bazı özellikler vardır. Bunlar;
- Belleği güçlü,
- Detaylara özen gösteren,
- Monotonlaşan iş ortamında dahi sıkılmadan çalışabilen,
- Sabırlı ve sorumluluk sahibi olan,
- Sır tutmasını bilen,
- Düzgün ve akıcı bir şekilde konuşabilen kişiler şeklindedir.
İşe alım sürecinde bu tür özelliklere sahip olan ve hukuk programlarına hakim olan kişiler tercih edilmelidir.
Hukuk Sekreteri Nasıl Olunur?
Günümüzde hukuk sekreteri olmak isteyen kişiler liseden itibaren bu eğitimi alabilir. Ticaret meslek ya da kız meslek liselerinde bulunan Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümüne gidilerek bu alanda meslek sahibi olmak mümkündür. Ayrıca üniversite eğitimi olarak ön lisans düzeyinde Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Orta Kademe Yöneticilik, İnsan Kaynakları Programı gibi bölümlerden birine başvurulabilir. Öğrenim süreci dışında özel kurslarla da kişi kendini bu alanda eğitebilir ve “Yönetici Sekreter” sertifikası alarak iş bulabilir.
