1. Toplantı süresini mümkünse iki saatle sınırlandırmalısınız.
2. Toplantı odası önceden düzenlenmelidir.
3. Toplantıyla ilgili dökümanları katılımcılara önceden verebilirseniz çok daha etkin katılım sağlarsınız.
4. Oturma düzeninin içeriği uygun olması ve gerekli malzemelerin (kalem, kağıt, projeksiyon cihazı vb) toplantıdan önce yerinde olduğundan emin olmalısınız.
5. Toplantı sırasında aralıklarla gündemi hatırlatmalısınız.
6. Toplantının sadece belli bir bölümüne katılacak kimseler varsa, onların gündemin ilgili maddesinde hazır olduklarında başlamalısınız.
7. Toplantıyı bir gün önceden, 1 saat önceden SMS ile hatırlatabilirsiniz, 10 dakika kala katılamayacaklar varsa telefonla arayıp öğrenmelisiniz.
8. Toplantı odasından ayrılırken sandalyeler ve masalar düzenli bırakılmalıdır.
TOPLANTILARDA YAPILMAMASI GEREKENLER
1. Toplantıya katılanların sayısı mümkünse 10’u aşmamalı.
2. Gecikenler nedeniyle toplantı geç başlatılmamalı; zamanında gelenlere saygı gösterilmeli.
3. Toplantılar işin gidişatıyla ilgili bir araç olarak sürekli kullanılmamalı (enformasyon aktarımı ve gelişiminin iletişimi için başka araçlarda etkin olabilir.)
4. (Yeni bir bilgi ya da öngörülmemiş bir zorluk gibi) haklı bir gerekçe olmadıkça gündem maddeleri öngörülenden daha uzun süre tartışılmamalı.
5. Aynı anda birden fazla kişi konuşmamalı.
6. Katılanlar gündemin dışına çıkmamalı (yan konular veya önemsiz noktalar toplantıdan sonra da ele alınabilir.)
7. Gerektiğinde ‘bu toplantıyı niçin yapıyoruz’ sorusunu sormaktan çekinmemeli.
8. Toplantının, belirtilen amaç için en uygun araç olup olmadığını düşünmekten kaçınılmamalıdır.
TOPLANTIYA NASIL BAŞLANILMALI
1. Toplantıyı ilan edildiği saatte başlatın.
2. Güçlü ve sevecen bir sesle herkesi selamlayın. Grup yeni oluşmuşsa, herkesin kendini tanıtmasını iste. Grup sık sık toplanıyor, ama o toplantıya yeni bir üye katışmışsa, onun kendini tanıtmasını sağlamalısınız.
3. Toplantının amacını özetle. Toplantıdan hangi sonuçların çıkmasının beklendiğini belirtin. Patron edasıyla değil (‘ben şunu istiyorum’) ekip üyesi tavrıyla (‘şunu gerçekleştirmeliyiz’)
4. Gündemi özetleyin.
5. Gerekiyorsa bir önceki toplantıyı özetleyip değerlendirin.
6. Toplantıyla ilgili kurallar oluşturun.
7. Katılımcılarla birlikte belirlenen kurallara uyulma ihtimali, başkanın koyduğu kurallara uyulma ihtimali, başkanın oyduğu kurallara uyulma ihtimalinden çok daha yüksektir.
8. Gerekiyorsa yeni belge ve raporlar dağıtın.
9.Tutanakları kimin tutacağının saptanmasını sağlayın.
10. Herkesin bu toplantı yapma düzeniyle mutabık olup olmadığını sorun.
11. Gündemin ilk maddesiyle tartışmayı başlatın.
TOPLANTIYI NASIL KAPATMALIYIZ?
Toplantıyı açmak ve yönlendirmek gibi bitirmek de sizin görevinizdir. Yönetici olarak
1. Toplantının sonuna geldiğinizi duyurarak herkese bir son söz fırsatı tanıyın. Özelliklede o ana kadar susmuş olanlar için bu bir şeyler söyleme fırsatıdır. Ancak toplantının uzamaması için son sözler bir-iki cümleyle sınırlanmalıdır.
2. En önemli kararları ve kimin hangi görevi üstlenmiş olduğunu tekrarlayın.
3. Gündemi yeniden gözden geçirin. Ele alınamamış maddeleri açıklayın ve bir sonraki toplantının olası gündem maddelerini belirtin.
4. Bir sonraki toplantının tarihi, saati ve yeri konusunda mutabakat sağlayın.
5. Toplantıyı değerlendirin. Bir sonraki toplantının daha verimli olması için başlama ve bitirme saatine uyma, canlı tartışma, geniş katılım, gündemin ele alınması kararların açıklığı, katılanların hazırlığı vb açılardan bir değerlendirme yapmak yararlıdır.
6. Toplantının bitmiş olduğunu yüksek sesle duyur ve toplantıyı olumlu bir havayla bitirin.
