Büro Otomasyonu Nedir?
Günümüz dünyasında her geçen gün artan küresel rekabet nedeniyle bilgi üretiminin çok daha hızlı olması gerekir. Bu nedenle bireysel ve kurumsal bilgi paylaşımı çok daha önemli hale gelerek bilginin etkinliği oldukça yüksek seviyelere ulaşır.
Bunun bir sonucu olarak ortaya çıkan gelişim ve değişimlerden biri olan büro otomasyonu, büro ortamında çalışan kişilerin çalışma verimlerini arttırmak amacıyla kullandıkları bilgi işlem sistemlerine bağlı geliştirilen iş istasyonlarıdır. Ofis otomasyonlarında gerçekleştirilen başarılar ve iyileştirmeler bu sistemlerin hem kamuda hem de özel kuruluşlarda kullanımını artırırken, bu otomasyon fiyatlarının da daha iyimser ve uygun hale getirilmesi kaçınılmaz olmaktadır.
Bu nedenle çok daha hızlı ve rahat bir şekilde ofis faaliyetlerinin yerine getirilmesi ve gerekli bilgi paylaşımlarının pratik olarak yapılabilmesi için ofislerde gerekli otomasyon sistemlerinin kurulması tartışılmaz bir gereklilik olarak karşımıza çıkar. Ayrıca eldeki bilgilerin güvenli ortamda saklanması ve gerekli olduğu vakit kolaylıkla tekrar kullanılması için oldukça ideal olması sayesinde çalışanların performansları da en üst düzeye çıkar ve motivasyonları artar.
Büro Otomasyonu Sistemini Oluşturan Unsurlar
Önceleri manuel olarak gerçekleştirilen işlemlerin makineler yoluyla otomatik olarak gerçekleştirilmesi ve gerçekleştirilen bu işlemlerin ilgili bireyler ya da kurumlar ile paylaşılması olarak işlev gören otomasyon, büro işlerinde de işlemlerin elle değil bilgisayarlar ya da diğer büro araçlarıyla gerçekleştirilmesini sağlar. Böylece yapılması gereken işlemler çok daha hızlı bir şekilde gerçekleştiği için çalışanların diğer işler için çok daha fazla zamana sahip olmalarına imkan verir. Bu da çalışanların daha yaratıcı ve faydalı olmalarını sağlar. Büro otomasyonu sistemini oluşturan unsurlar ise şu şekildedir:
- Büro bilgi teknolojisi
- Büro organizasyonu ve kültürü
- Tasarım yöntemleri ve teknikleri
Bu üç unsur arasındaki dengenin korunması ve buna göre otomasyon sisteminin kurulması oldukça önemlidir. Donanım ve yazılım bileşenlerini sağlayan büro bilgi teknolojisi, büroların organizasyon yapısına ve amaçlarına göre şekillendirilir ve ne tür işlevler sunacağı belirlenir.
Ayrıca büro organizasyonunun işleyişi ve amacı ne kadar önemli ise büro kültürü de işi gerçekleştirme biçimi üzerinde o kadar etkidir. Bilgilerin muhafaza edilmesi, kullanılması ve paylaşılması konusunda gerekli olan bilgi sistemlerinin tasarımı için hangi metotların ve tekniklerin gerekli olduğunu belirler. T-HOS Hukuk Otomasyon Sistemi olarak geliştirdiğimiz evrak yönetim sistemi programımız ile hukuksal ve normal işleyişinizdeki tüm dokümanlarınız için işleyişinizin kolaylaşmasını sağlıyoruz.
Büro Otomasyonunun Olumlu Etkileri
Ofis otomasyon sistemi temel olarak bilgisayar ve iletişim teknolojileri ile yazılım paketlerinden oluşur. Bunlara ek olarak telefon, faks, daktilo, fotokopi, yazıcı vb. birçok yardımcı araçlar da bulunur. Bu araçlar sayesinde iletişim ve koordinasyon aktiviteleri konusunda büyük gelişmeler sağlanır ve hem ofis içi hem de diğer organizasyonlar bilgi akışı kolaylıkla sağlanır. Ayrıca ofis içerisindeki personel verimliliğini de en ileri düzeye çıkarır.
Çalışanların performansı üzerindeki etkisi yadsınamaz olan otomasyon sisteminin etkileri ise şu şekildedir:
- İşlerin kontrol altında tutulmasına imkânı sunar.
- Zamanın etkili şekilde kullanılmasını sağlar.
- İşlemlerin gerçekleştirilme hızını arttırır.
- İşlemler sırasında hata yapılma oranını düşürür.
- Farklı çalışma koşullarında personelin uyum sağlama becerisini geliştirir.
- Planlama becerisini arttırır.
- Karar verme ve uygulama konusunda zaman verir.
- Ekip içi etkileşimi kolaylaştırır ve ekip çalışması becerisini geliştirir.
Yeni nesil entegre ve modüler bir hukuk otomasyon yazılım firması olarak biz, müşterilerimizin ihtiyaçlarına yönelik en ideal büro otomasyon sistemi için çözümler sunuyoruz. T-HOS web sitemizden bizlere ulaşarak daha detaylı bilgi edinebilir ve ofis içerisindeki verimliliği en üst düzeyde tutacak otomasyon sistemi tasarıları için alanında uzman ve deneyimli ekibimizden destek alabilirsiniz.
Doküman Yönetimi Sistemi sayfasını inceleyebilirsiniz.
