Döküman Yönetim Sistemi Nedir?
Genellikle döküman yönetim sistemleri olarak da adlandırılan döküman yönetim; bilgi, belge ve dökümanların tarayıcı ile taranarak dijital ortama aktarılması, bu ortamda saklanması ve yönetilmesi için kullanılan bilgisayar yazılımlarıdır. Elektronik ortama aktarılan belgelerin yasal saklama süreleri boyunca saklanması bu şekilde kolaylaşır. Bu sistemler internet yanı sıra şirket içi intranet sistemleri üzerinden de çalışır. Yer ve zamandan bağımsızdır. Yani istediğiniz zaman dünyanın neresinde olursanız olun istediğiniz dökümanlara ulaşırsınız. İhtiyacınız olan tek şey internet bağlantısıdır.
Kişiler verilen yetkiler dâhilinde bu evrakları görmek, sorgulamak ya da raporlamak gibi farklı işlemleri yapabilirler. Günümüzde bilgi ve belge yönetimnin en önemli kolu olan döküman yönetim, yer zaman ve maliyet tasarrufu sağlaması yanında sunduğu diğer avantajlar sebebiyle de küçük işletmelerden küresel boyutta hizmet veren firmalara kadar çok geniş yelpazede tercih edilir.
Döküman Yönetim Sistemi Neden Gereklidir?
Günümüzde tüm kâğıt işleri dijital ortama taşınmıştır. Dijital ortam belge paylaşımı ve belge yönetim mümkün olmaktadır. Dijital döküman takibi işleri çok hızlandırır. Artık dijital ortamda işlerini yapamayan şirketler sistem dışı kalmaktadır. Hata riskini ortadan kaldıran dijital çözümler manüel yapılan işlerden %100 daha fazla verimlidir. Devlet, e-dönüşüm sürecinin hızlanması için çeşitli çalışmalar yapmaktadır. Otomasyon sistemleri ile zamandan, maliyetten ve emekten tasarruf edilmektedir. Döküman yönetim sistemi bilgi işlemde hata riskini de ortadan kaldırır. Sayısal kodlarla işleyen sistem klasik arşivleme sisteminden çok daha pratiktir. Hızlı ve verimli çalışma süreçleri dijital döküman takibi ile mümkün olur.
Döküman Yönetim Sistemi Nasıl Seçilir?
Döküman yönetim sisteminin kullanım alanına göre seçilmesi gerekir. Örneğin; hukuk otomasyon sistemleri avukat bazlı dosya takibi olanağı sağlar. Şirketler döküman yönetim yazılımı seçerken kendi teknolojik altyapılarına, hizmet sektörlerine, çalışan departman niteliklerine göre seçim yapmalıdır.
T-HOS dijital döküman yönetim hizmeti sunan bir firma olarak, alan odaklı seçimler sunarız. Şirketler için döküman yönetim oldukça önemli bir konudur. İş performansını etkileyen dokuman yönetim sistemi programları şirket potansiyeline göre yapılandırılmalıdır. T-HOS olarak entegre ve modüler sistemler sunarken, şirket teknoloji haritasına göre uygun sistemi kullanmanızı da sağlarız.
Döküman yönetim sistemleriyle ilgili akılınıza takılan her şey için T-HOS destek hizmetlerinden yararlanabilirsiniz. Firmamız döküman, belge ve evrak yönetimleri yanı sıra hukuk alanında avukatlara yönelik dijital sistemlerde sunar. Dava ve icra takibi gibi zamanın önemli olduğu süreçlerde sunduğumuz programlarla, hem evrak yönetimini rahat yapabilir hem de zaman sınırlı işlerinizde sorun yaşamazsınız. Şirketinize uygun dokuman yönetim programını ya da farklı programlara yönelik ücretsiz demo alarak, sistemleri rahatlıkla deneyebilirsiniz.
En İyi Döküman Yönetim Programı
Hukuk bürolarında evrak işlemlerinin fazla olması nedeniyle kırtasiyecilik yüksektir. Kanunen belli bir süre dava dosyalarına ait belgelerin saklanması gerekmekte olup; bu durum da hukuk bürolarını hem yer hem kağıt tasarrufu açısından zor duruma sokmaktadır.
Avukatların almış olduğu davalarda, icra takiplerinde ve diğer hukuki işlemlerde yapılması gereken hukuki prosedürlerin yanında zaman ve emek isteyen bir diğer iş de döküman yönetim olmaktadır. Zira her hukuki iş ve işlem için birçok dökümanın sınıflandırılıp saklanması gerekir.
T-HOS yönetim programları ile hem zamandan hem de yerden tasarruf edebilirsiniz. Sözleşmelerinizi, ihtarnamelerinizi, müvekkil bilgilerinizi, müvekkil yazışmalarınızı ve diğer tüm dökümanlarınızı organize edebilen bu program sizi birçok yükten kurtaracak.
Döküman Yönetim Programı Özellikleri
Firmamızca oluşturulmuş bu program ile bütün dökümanlarınızı istediğiniz şekilde ayırarak elektronik ortamda depolayabileceksiniz. Bu sayede hem fiziki olarak kaybolma, çalınma risklerine karşı önlem alacaksınız hem de dilediğiniz yer ve zamanda, ofis ve mesai saatleriniz dışında da ihtiyaç duyduğunuzda yeni veya eski dökümanlarınıza kolayca ulaşabileceksiniz.
Döküman yönetim programı ile tüm evraklarınızı programda oluşturulan klasörlerde muhafaza edebilirsiniz. Dökümanlarınızı dilediğiniz kategorilere göre sınıflandırıp; daha pratik bir kullanım da sağlayabilirsiniz. Örneğin; ilgili firmaya göre, oluşturulma tarihine göre, alt gruplarına göre sınıflandırabilirsiniz.
Tamamlamamış olduğunuz dökümanlarınızı taslak şeklinde kaydedebilirsiniz. Böylece dilediğinizde bunlar üzerinde düzeltme yapmanız mümkün olacaktır. Taslak halindeki dökümanınızı onay aldıktan sonra dağıtmak istediğiniz kişilere e-mail üzerinden dağıtabilirsiniz ya da daha sonra kullanmak için arşive kaldırabilirsiniz.
Onaylatmak istediğiniz dökümanlarınızı e-mail aracılığıyla ilgililere gönderip elektronik imza ile kolayca onay vermelerini sağlayabilirsiniz. Sizlere geri gönderilen dökümanlar veya reddedilen onaylar e-mail üzerinden tarafınıza bildirilir. Bilgi güvenliği sistemi ile dökümanları okuyanlar, düzenleyenler önceden belirlenir. Bu sayede yalnızca yetkili kişiler dökümanlara erişim sağlayabilir.
Şablonlu, özel formlu, mektup ve faks şekillerinde veya başka yeni tipler olmak üzere birçok tipteki döküman sistemde mevcuttur. Bu evrakları kimlerin göreceğini belirleyebilir ve içeriğinizi sadece bu kullanıcıların paylaşımı ile kısıtlayabilirsiniz.
T-HOS Döküman Yönetim Programı Yararları
T-HOS döküman yönetim programı ile iş hayatınızda profesyonellik ve pratiklik kazanmış olacaksınız. Bunun dışında yararlarından bazıları şöyledir:
- Dökümanlarınızı dijital olarak kaydedebilip, evraklara göre sınıflandırabilirsiniz. Bu sayede ihtiyaç duyduğunuz an kolayca dilediğiniz dökümana ulaşabileceksiniz.
- Evraklarınıza her yerden ulaşma imkanı bularak, ofis dışında ya da tatilde dahi olsanız dökümanlarınıza her an hakim olmuş olacaksınız.
- Bilgi güvenliği sistemimiz ile bilgisayarınıza virüs dahi girse evraklarınız ele geçirilemeyecektir. Böylece fiziki saklamaya kıyasla daha güvenli bir depolama sağlamış olacaksınız.
- Yedekleme sistemimiz ile tüm evraklarınızı sisteme kaydedebileceksiniz. Sözleşmelerinizi, ihtarnamelerinizi, dilekçelerinizi, müvekkil bilgilerinizi ve diğer birçok evrakınızı sistemdeki dolaplarda muhafaza edebilir ve her dökümanınız için dilediğiniz kadar dolap açabilirsiniz.
- Dökümanlarınızın organizasyonunu kolayca yönetebilir hale geleceksiniz
- Yüzlerce kağıt kullanma ve bunları yanınızda taşıma derdiniz olmayacak. Duruşmalara dava dosyanızı taşımak yerine telefonunuzdan dahi kolayca dosyanızın içeriğine erişebileceksiniz.
- Elektronik onay sistemimiz ile döküman onayları daha kolay ve hızlı gerçekleştireceksiniz.
- Sistemimiz e-mail ile entegrasyon halinde olduğu için dağıtım ve onay işlemlerinde sıkıntı yaşamayacaksınız.
- Teknolojiyi takip eden sistemimiz ile her zaman tüm gelişmeleri takip edip; sizleri haberdar edip, sistemimizi güncelliyoruz.
Sunduğumuz programlar ile büro otomasyonu kolayca sağlanabilir, tüm hukuksal süreçlerinizi zamandan ve maliyetten tasarruf ederek yönetebilirsiniz.
Programımız hakkında ayrıntılı bilgi almak ve programa sahip olmak için web sitemiz üzerindeki iletişim adresimizden bize ulaşabilirsiniz. Bilişim çağının hukuk sektöründeki gelişmelerinin artması da gözetildiğinde; fark yaratan ve profesyonel bir görünüm kazanan bir hukuk bürosu olmak için bize ulaşın.
İcra Takip Programı sayfasını inceleyebilirsiniz.
