Geçmişten bu yana fiziksel olarak depolanan evraklar, ne yazık ki belli başlı sorunların ortaya çıkmasına kaynaklık etmektedir. Kaybolma, çalınma, karışıklık ve fiziksel alanı kaplama gibi sorunlar bu duruma örnek teşkil eder. Eski usul evrak tutma ihtiyacını pratik bir şekilde yok eden evrak yönetim sistemi, teknolojik olarak büyük bir adım atmayı destekler.
Doğrudan online olarak çalışan sistem, bulut depolama çözümünü entegre bir şekilde bünyesinde barındırır. Böylelikle evrakların güvenli bir şekilde depolanması sağlanır. Fiziksel olarak geniş bir alanı kaplayan evraklar, online olarak yedeklenerek yerden tasarruf yapılır. Üstelik belgelerin karışması önlenir. Belgelerin düzenlenmesi gibi ihtiyaçlar ortadan kalktığı için büroların diğer işlemlere vakit ayırma şansı doğar. Konuyla ilgili detaylı bilgiye ulaşmak için Evrak Yönetim Sistemi adlı yazımıza göz atmanızı öneririz.
Evrak Yönetim Sisteminin Sunduğu Faydalar
Ortak çalışma olanağı yaratan sistem, diğer çalışanların aynı belgeyi düzenlemelerini de destekler. Üstelik taslak olarak kaydetme özelliği neticesinde, ilgili belgeler tamamlanmadan önce de sistemde bulundurulabilir. İş yükünün azaltılmasında etkili çözümler sunan otomasyon, verimliliği ve etkinliği arttırır.
Dokümanların tekrar kullanılması gerektiğinde yeni bir evrak oluşturmak ile ilgili maliyetler doğrudan düşer. Maddi açıdan tasarruf yapma olanağı sunan bu durum, böylelikle iş hacmini de arttırır. Aynı verilerin sisteme girilmesini engelleyen işleyiş, karışıklık yaşanma olasılığını ortadan kaldırır. Sade ve kullanıcı dostu olan sistem arayüzü, kolayca anlaşılır. Bu da entegre sürecini sorunsuz bir hale getirir.
Akıllı Arama ile İstenen Belgeye Erişim İmkanı
Bünyesinde akıllı arama özelliğini barındıran evrak yönetim sistemi, istenen veriye saniyeler içerisinde erişim şansı yaratır. Bu durum, zamanı daha iyi kullanma şansı oluşturduğu gibi ayrıca iş yükünü hafifletir. Sistem, gelişmiş görüntüleme fonksiyonlarını ile belgelerin taranarak saklanmasına olanak tanır. E-Mail entegrasyonu ise ilgili belgelerin dağıtılmasında mükemmel bir çözüm oluşturur.
Kararların doğru zamanda ve doğru şekilde verilmesini destekleyen otomasyon sistemi, müşterilere çok daha iyi hizmet sunma imkanı vadeder. Hizmet kalitesinin artması, beraberinde müşteri sayısının da artmasına yardımcı olur. Evrak yönetim sisteminin yanı sıra icra takibini de otomasyon sistemleri dahilinde gerçekleştirmek mümkündür. Bu konu hakkında “En İyi İcra Programı Hangisi” konulu yazımız üzerinden daha fazla bilgi edinebilirsiniz.
